新人指南：GDT

GTD的核心卖点是节省脑力!!!

最好还是先看书，书籍的链接，传送门

书有两本，《搞定》这个网上能买到，是新版的。另外一本《尽管去做》这个貌似是老版的，网上不容易买到。

再来一个链接，逗总笔记，这个作为减版，核心内容都有。

这个说的比较原汁原味，毕竟作者用过GTD。

当然了，网上还有好多介绍的内容，可以搜索“GTD”或者“Getting Things Done”

文章开头部分，就不摘录了。

GTD的作用原理

做任何事，都遵循客观的五个步骤：收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例：

• 收集：询问有几位客人赴约，分别喜欢吃什么。

• 判断：判断客人的喜好，哪些能满足，哪些不能满足，需要多少份食物。

• 整理：记下准备做的菜，准备买的食材。

• 复查：检查还有何遗漏之处。

• 执行：设宴之日，按预想好的操作即可。

前四步是准备期，显然准备越充分，执行越轻松。现实情况是，很多人前四步随便做做，导致问题积压在执行阶段，手忙脚乱，还是以「家中请客设宴」为例：

• 收集：问来的喜好只记在脑子里，漏了，忘了，记错了。

• 判断：判断需基于收集来的信息，前面记的乱七八糟，判断自然很模糊。

• 整理：脑子里大概想想做什么菜，要买什么食材。

• 复查：随便想想，好像差不多了。

• 执行：请客之日，A问想吃的鸡翅有没有，你才想起来；某道菜要提前腌制才入味，现在来不及了；记得家中还有一瓶酱油，怎么就用完了？

GTD理论认为，人的精力有限，一旦脑力跟不上，就会混乱，可通过合理分配脑力以优化五个步骤：前四步准备充分，第五步傻瓜执行。

每个步骤都是下一步的基石，若全储存在大脑中，大脑会很累。换句话说，我们能轻易说出事情的来龙去脉：

我在炸鸡翅，因为A说想吃，反正我会做，也正好有食材。其实A更喜欢红烧鸡翅，我记得家中有酱油的，怎么找不到了，只能炸了。希望端给他的时候，他不要嫌弃。

GTD则要求忘记前因后果，因为早已用纸笔或软件记录，所以一个使用GTD的人是这样的：

为什么在炸鸡翅？管他呢，反正现在就是炸鸡翅。我要翻面了，否则糊了。 炸完之后，看一眼GTD系统，上面写着：把鸡翅端给A。

GTD理论认为，前期充分准备，执行便可心无旁骛，更轻松，也更专注，提高效率是自然之事。

注意事项

收集、判断、整理、复查、执行，五个步骤尽管贯穿GTD，却非GTD提出的做事方法。而是通过观察，发现人们客观上就是这样做的。GTD基于客观，对五个步骤进行优化。

五个步骤的优化方法

1、收集：设置生肉库

你需要一个生肉库来代替大脑记忆，将所有待处理的信息记录其中。其他GTD的文章，会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象，因为收集的全是原始信息，像没字幕的原版片，是生肉，待加工。

生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本，这是实体生肉库。手机上的APP、电脑文件夹、邮件收件箱等，这是虚拟生肉库。根据实际情况，可设置1-2个生肉库，勿多勿少，适用最好。

有些人看到这，要开始纠结工具了。GTD用纸笔即可搞定，高效的工具当然更佳，但为了不沦为“玩工具”，本文仅以纸笔为例。

注意事项

不仅仅把“准备做的事”记入生肉库，而是记入一切待处理的信息。这和其他待办清单有很大区别。

GTD的作用是分配脑力，但凡要用脑的信息，都放入生肉库。

收集阶段如何避免崩坏

1.所有信息统统放入生肉库，一个不落。如果生肉库中只是部分信息，你就无法完全依赖它，你知道他不完整，还需要用脑记。如此一来，变成两头兼顾，搞得更为费脑而不是省脑。

领导让你采购5样商品，你在清单上记了3样。你无法对照清单买完就走，只能在超市里拼命回想。当你一旦想起，会直奔货架，若再掏出纸笔完善购物清单，明显多此一举。这就是为什么有些人用GTD觉得更麻烦，而不是更轻松。

2.不要超过2秒。根据我的实践经验，单条收集时间超过2秒，代表收集方法太麻烦，麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况：

1. 不合理的生肉库：扫码送红包的促销单，放盒子里即可，不用拍成照片存印象笔记。

2. 做多余的事：常见于用APP做生肉库。周三14点开会，如此记录即可。不用设定时间提醒，分类，标注重点等等。这是后面的事，不要在收集阶段做。

3. 执念：常见于手账控。记个信息要画花，要贴纸，要换颜色，不然对不起美美的手账。热情一过就懒的搞。

3.定期清空生肉库。 注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物，我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成，而是把“生肉”从生肉库里移出，进入下一环节。

2、判断：为“生肉”打标签

收集的后一步是判断。所谓判断，是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问，再根据答案给“生肉”打标签。

Q1: 这是什么？

收集阶段要求不超过2秒，原始信息基本一扫而过。为了正确判断，有必要再次阅读，看清楚后进入Q2。

Q2: 现阶段是否执行？

如果不能执行，从没用 可能会做 可能有用 中选1个标签打上，判断结束。 如果可以执行，进入Q3。

没用：过期的优惠券、没意义的信息、已取消的计划等等。

可能会做：想做但不是现在。比如，网上推荐的美食，有机会打算去吃。别人推荐的电影，有空打算去看。

可能会用：今后会派上用处的信息。比如，外卖单、优惠券、可借鉴的案例等。

Q3：2分钟内能否完成？

2分钟内可完成，打上2分钟标签，判断结束。 如果耗费2分钟以上，请进入Q4。

Q4：能否一步完成？

如果不能，打上多步标签，判断结束。 如果一步即可搞定，请进入Q5。

一步：一个动作即可完成。比如，打电话给小王、丢垃圾、复印合同。

多步：一个以上动作才可完成。比如，策划年会，主题演讲、通过英语六级考试。

注意事项

同一动作在不同场景下，可能是「一步动作」也可能是「多步动作」，视情况而定。例如：签合同。

如果你已和对方谈妥，仅差签字。这是「一步动作」。 如果没有谈好，签字之前，还有商讨细节，双方确认等步骤，这就是「多步动作」。

GTD中把一步完成的事称为「行动」，把一步以上完成的事称为「项目」。

Q5：自己做？别人做？

如果自己做，打上自己做标签，判断结束。 如果别人做，打上别人做标签，判断结束。

至此，判断全部结束，打标后的生肉库见下图。实际使用中，打标可在脑内进行，没必要写下来，此处仅为示例。

3、整理：清空生肉库

整理是把“生肉”从生肉库中移出，按其标签，分类处置。你需要几张纸，写上愿望清单、项目清单、执行清单、等待清单；存放资料的文件夹（可虚可实）；一本日历。

上图是不同标签的生肉对应的去处，下面将依次详述。

没用 -> 垃圾桶

有两种情况会收集无用“生肉”。一是快速收集没看仔细，二是事情有变，有用变无用。别因此沮丧， 没用 标签的生肉直接丢掉。

可能会做 -> 愿望清单

想做但不是现在，也未安排何时，总觉得有朝一日会做。比如，网上推荐的餐厅、别人推荐的电影、想学的技能，等等。这份清单可以理解为“mark”，先标记一下，有空再说。

小技巧

建议完善“生肉”措辞。如果以「想」字开头，语义将更明确。

可能有用 -> 文件夹

这些通常不是任务，而是资料。不可丢弃，留备待查。实体资料可用文件夹保存，虚拟资料可用网盘、印象笔记等等。可用工具极多，以后会对此逐一推荐。但切记，不要沦为“玩工具”。照相机玩的再溜，也不代表摄影水平高超。

2分钟 -> 立刻去做

2分钟内能完成的事，直接做掉，删除即可。

自己做 - 执行清单、日历

标为 自己做 的生肉，移到「执行清单」。如有准确日期，则标在日历上。

小技巧

建议完善“生肉”措辞。加上动词或以动词开头，语义将更明确。

准确日期指仅可在这天执行，早不行，晚也不行。

别和开始和截止日期弄混。比如，10日-15日开团买面膜。不可标注在10日，也不可标注在15日。应写在「执行清单」上并注明开始和截止日期。

这样做是为保持「日历」的紧迫感。如果日历上的任务可变动，会令人麻木，久而久之将不再对日期敏感。

别人做 -> 等待清单

交给别人做的事，写在「等待清单」中。虽无需自行动手，但仍为分内事，必要时或许要催促，因此不能简单删除，而要留有痕迹。

小技巧

建议完善“生肉”措辞。如果以「等」字开头，语义将更明确。

多步 -> 项目清单

「项目清单」较特殊，移出时不作为内容，应使用全新空白纸，作为标题。

将「执行清单」「日历」「等待清单」中与其相关的行动，汇总到项目清单。

进一步分解项目，预计该项目还需哪些「一步行动」，再填到对应的「执行清单」「日历」「等待清单」。

此处的项目分解是凭经验做的预想，执行起来并不一定就此发展，且极可能漏掉。这些无需担心，只要严格按照GTD流程，这些问题可在复查阶段被修正。

这也正是为何明明重复，却一定要单设「项目清单」。进度控制对项目管理而言至关重要，混在其他清单中加大分辨难度，不易复查。筛选和回想很费脑，而GTD的宗旨是省脑。

至于为何不把其他清单上的去掉，仅用「项目清单」，这就涉及执行阶段如何省脑了。

注意事项

抄来抄去确实繁琐，实际操作并不会用纸笔，而是APP。用GTD适配度高的软件，没有这么麻烦。

4、复查：执行前的最后准备

很多人能用GTD，但用不久，跑着跑着就崩，症结在于复查不到位。该词原文翻译过来叫“回顾”，但我觉得认为表达不精准，容易误解成“看下自己做过什么”。这步重点在检查，而不是“人生跑马灯”。

复查是执行前的最后准备。明天要出差了，今晚再检查下行李是否缺漏；马上要考试了，进场前再检查下手机是否关机；马上要表演了，上台前再检查下服装有无纰漏。GTD的复查原理与其类似，执行前再检查一遍前面的步骤，看是否已按要求处理。

GTD理论要求的回顾频率是每周一次，通常是周末抽出一大段时间。实际使用后深觉工作节奏快，每周复查跟不上步调，有必要加强复查频率，保证现实和GTD系统不脱节。我在每天临睡前复查，一般5-10分钟即可。

复查的步骤

1. 检查「生肉库」是否清空。

2. 检查「愿望清单」是否有条目需要执行，转化成行动或项目。

3. 检查每张「项目清单」了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。

4. 检查「等待清单」是否有条目需要转化成行动，也就是催促。

5. 检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。

复查心得

起初使用GTD并不能完全放心，尽管晚上都安排妥当，第二天早晨我还看下清单，需对今日事项做到心中有数。

熟练使用GTD后，早晨的复查已省去。我不需要提前知道，开始做了才去想。如果你对GTD不能做到完全依赖，也可先这样过度。

再次强调，复查是GTD中最重要的环节。其程度相当于把草稿纸上算的结果填到答题卡上，不复杂但很关键。不做这步，之前全费。

5、执行：按顺序执行

执行指从「行动清单」和「日历」中挑件事来做。GTD对如何挑选也做了指导：

1. 先做「日历」上的事项。

2. 再做突发工作。指临时指派给你，较为紧急的工作。如果不紧急，放入生肉库。

3. 做「行动清单」上的事项。如果你的「行动清单」上有超过50条行动，挑选就成了麻烦，需用到GTD中的「情境」技巧（我的其他文章会介绍）。如果没有超过50条，就挑能做的做吧。

如果上述行动全部执行完毕，就运行GTD系统，也就是处理生肉库，判断打标这套流程。这样你又会有新的任务出现了。如果这都做完了，恭喜你，完美的一天。

其他内容

其他内容还请查看逗总的页面进行查看，这里只记录一个主要流程。作为备忘。

刚入门的人，可以拿着这个流程，时不时的看看，形成大脑的肌肉记忆。

工具

工具还是要说一下的。

需要3类工具，todolist类、日历、计时工具。

TODOLIST

其实任意一个todo软件都可以的，做好分类即可，我的分类是这样的：GTD(执行列表)、愿望清单、项目清单、项目1、项目2、杂货铺(收集阶段的“生肉库”)

我使用的就是iPhone自带的提醒事项。并没有多复杂吧？

PS:在这遍文章发布到网站上之后，我就会从我的GTD列表中，把整理并发布GTD笔记这条完成掉。

日历

日历，有提醒的功能，只有重要的、有时间限定的事情，才放进来，要是什么事情都放进来，开始的时候，容易崩坏。

同样，iPhone自带的日历

同样，因为最近在家放大假，所以，我的日历里面，是空的。

计时工具

这个是我自己需要使用的，为了统计和分析时间，刚入门的小伙伴，可以不用这个。

目前用的是，timetrack，虽然有点小bug，不过基本功能都有，记录时间，分类，tag，备注，导出csv。

如果使用，一定要让24小时，都有内容，换句话说，吃饭、喝水、抽烟、便便、洗澡、睡觉，都要记录下来。这样才有分析的价值。